Los 7 hábitos que afectan la productividad y generan estrés en el ámbito laboral

Investigación de Gloria Mark, del Departamento de Informática de la Universidad de California, en Estados Unidos, y Daniela Gudith y Ulrich Klocke del Instituto de Psicología Humboldt de la Universidad de Berlín.

Existen comportamientos auto saboteadores en los trabajos, de los que incluso a veces no somos plenamente concientes, pero nos afectan nuestro rendimiento y resultados al hacernos «perder foco» en nuestras tareas.

Esta investigación estudió las consecuencias de las distracciones y la pérdida del enfoque en el trabajo y concluyeron que los trabajadores que son interrumpidos sienten más estrés y frustración respecto de sus compañeros de equipos que no tienen este tipo de interrupciones.

En ocasiones, las distracciones provienen de jefes poco razonables o compañeros de trabajo que conversan, pero muchas veces esas interrupciones provienen de hábitos sin sentido que sabotean su productividad, y que se repiten instintivamente.

Como en todo problema en la vida, el primer paso para hallar una solución es identificarlo. Los siguientes son los 7 hábitos más comunes cuya corrección podría aliviar el estrés y la frustración que genera la pérdida de tiempo:

1) Revisar constantemente el teléfono celular.

Muchas personas se sientan en su puesto de trabajo y ante cualquier mínima demora apelan a su celular para ver las aplicaciones más usadas. Y eso puede terminar convirtiéndose en un bloque de tiempo perdido de cinco, siete o 10 minutos.

En lugar de perder tiempo constantemente en las redes sociales, se recomienda programar “tiempo de desplazamiento” en el día para dedicar a esta actividad, o sea dejarlo para momentos libres o de desplazamiento a otro lugar.

2) Hacer tareas no relacionadas que “solo tomarán un segundo”.

En un segundo estás trabajando diligentemente en una tarea y al siguiente te encuentras comprando en línea, escribiendo una lista de compras, contestando el mensaje de un amigo o familiar, o llamando para reservar una cena y olvidándote de lo que se suponía que debías hacer.

“Tenemos este hábito sin sentido de hacer lo que sea que nos venga a la cabeza, porque no queremos olvidarlo”, se plantea en la Investigación, “Nos decimos a nosotros mismos que solo tomará un segundo, pero luego una cosa lleva a la siguiente”.
Para este problema se recomienda crear una “lista de cosas brillantes” de tareas fuera de la actividad laboral para mantener el tiempo de trabajo ininterrumpido. Y también ver qué se puede delegar, aplazar o manejar más adelante.

En ese sentido, la llamada «multitarea» nos lleva muchas veces a agotar la energía. Por eso se recomienda trabajar en tiempos determinados, libres de distracciones. “Hago más cosas en sprints de trabajo enfocados de 90 minutos que en tres horas de multitarea sin sentido”, aseguran.

3) Abrir demasiadas pestañas del navegador de Internet.

Solemos acumular pestañas hasta que el navegador web resulta inentendible. Cada pestaña del navegador puede representar una atracción más para nuestra atención.
La recomendación es que, si se encuentra que 10 pestañas abiertas son muy estresantes y distraen, o cerramos varias, o podemos usar organizadores de pestañas como One Tab que convierte todas sus pestañas en una lista, o administradores de fondo como Tab Auto Close y Tab Wrangler que cierran automáticamente las pestañas después de demasiada inactividad.

4) Consultar impulsivamente Whatsapp y otras plataformas de chat de trabajo.

Revisar sus chats de trabajo a lo largo del día es normal, pero si una persona se encuentra actualizando compulsivamente o revisando los chats y respondiendo de inmediato a cada mensaje que recibe, es posible que esté atrapado en un hábito sin sentido común.
Al igual que los mensajes de texto, se desarrolla un impulso para ver las actualizaciones entrantes, y ese hábito repetido puede interrumpir el enfoque en las cosas importantes, así como causar confusión.

Cuando se adquiere el hábito de responder de inmediato a las notificaciones, también se puede estar enviando el mensaje de que uno es alguien que dejará todo para manejar la solicitud o las emergencias de otra personas, creando más trabajo para uno mismo. O sea, estamos «diciendo» que el chat es la mejor forma de generar respuestas inmediatas y de que ya no tiene sentido usar con uno el correo electrónico, que puede ser muy útil en variedad de situaciones.

Para romper este hábito es bueno establecer límites con los compañeros de equipo para que sepan cuándo no se puede interrumpir, en los cuales incluso ponerlo en «modo avión», por ejemplo.

5) Comenzar a resolver problemas de inmediato, antes de determinar si realmente son problemas para resolver rápidamente.

Dentro de las causas de las pérdidas de tiempo en el trabajo, la investigación cita las personas que se ven a sí mismas como expertas que pueden sumergirse impulsivamente en ser solucionadoras de problemas. Toman decisiones basadas en lo que saben, lo que les impide dar un paso atrás para verificar primero si abordar un problema es la mejor forma de usar su tiempo y recursos.

La recomendación de los expertos consultados en la investigación es no buscar soluciones de inmediato. Primero, uno se debe preguntar si resolverlo es nuestro rol y aceptar las preguntas sobre los problemas, más que rápidamente encontrar respuestas.

6) Asumir que se tiene la razón.

Norma Reyes, una asesora profesional que trabaja con mujeres para ayudarlas a obtener claridad sobre sus próximos movimientos profesionales, dijo que un hábito sin sentido que ve repetir a los profesionales es cuando creen que han dominado una parte de sus trabajos y se quedan estancados en una “mentalidad fija”. Se vuelven más resistentes al cambio en el trabajo y gastan su tiempo y energía para combatirlo.

7) Programar reuniones innecesarias.

De los trabajadores encuestados por el sitio Salary.com en 2012, el 47% dijo que “demasiadas reuniones” era su principal distracción en el lugar de trabajo.

Si tiene voz en cómo se manejan las reuniones de su empresa, pregúntese por qué las está teniendo y solicite comentarios regulares de los asistentes sobre la duración y la utilidad.
El investigador de reuniones Steven G. Rogelberg dijo al respecto: “Una de las cosas que defiendo es que un líder pueda pensar en su agenda no necesariamente como temas, sino como preguntas que deben responderse”.

Cuando las reuniones son principalmente para distribuir información, sugiere utilizar otras formas de comunicación.